במאמר זה נעסוק בשלב בו מנהל הפרויקט מאבד את המצפן ונדרש לחזור לראשית הצירים, השלב בו אנחנו מבינים שאם לא נקפיא מצב ונתאפס אנחנו עלולים למצא עצמנו מאבדים זמן יקר, כסף רב ואת מומנט ההצלחה בפרויקט (סטטיסטית כ-70% מהפרויקטים פוגשים סלעים וחלקם אף נכשלים ולא מגיעים לסיומם).
לא פעם מצאנו עצמנו מפתחים שרירים נוספים תוך כדי תנועה ולמעשה סוטים מהפרוגרמה הראשונית אותה פרוגרמה בה יצקנו את החזון, גיבשנו תפיסות מבנה והפעלה אשר אפשר לנו לצאת לתכנון מיטבי מול משרד האדריכלים.
לצערי החיים חזקים מהכל והבלתי צפוי פוקד אותנו פעם אחר פעם, מה שבהכרח מאלץ אותנו לעשות הערכות מצב בלתי פוסקות בכל סוגיה שפוקדת אותנו באתגרי ניהול הפרויקט. הערכת מצב עיתית והאזכור של חזרה לנקדות האפס, יסייע להחזיר את הפרויקט למסלול המקורי, מבלי לאבד יותר מדי מומנטום או לפחות יזכיר לנו למה יצאנו לדרך ואיפה היינו רוצים לפגוש את הפרויקט בסופו של דבר.
גישה זו מנסה לאפשר את הרצון למקוריות, חדשנות והרצון להשפיע במושגים חיוביים על הצלחת הפרויקט (בדגש על פרויקטים ארוכי טווח) אך מגיע עם פרופיל סיכון גבוה משום שכל הזמן פותחים מחדש את אבני הדרך בפרויקט ולעיתים אלו הם רעשי הרקע אשר מסיטים אותנו מהמסלול.
מהניסיון שלנו בחברת Dviewsion בניהול פרויקטים ארוכי טווח עלינו להיצמד למס' עקרונות בשגרת ניהול הפרויקט אשר יסייעו לנו בהכרח להביא את הפרויקט לחוף מבטחים:
יזום מפגש יזמים פנים ארגוני ברמת מנהלים אשר להם הזיקה לחזון והשפעה ישירה על הפרויקט אחת לרבעון/ חציון לצורך חיתוך מצב, להלן הדגשים המרכזיים במפגש זה :
- כנס את הפורום במקום אחר ושונה שאינו מקום העבודה.
- הקצב מספיק זמן לטובת המפגש, לפחות 3-4 שעות.
- הכן מצגת ממוקדת עם יעדים ברורים אשר יהוו בסיס לסיעור מוחות.
- וודא שיש סיכום חזוני ברור להמשך הפרויקט אשר יהווה יעד למפגש הבא.
- הוצא סיכום מסודר ותוודא שכלל השותפים בפרויקט מבינים את ההסטות הנדרשות בפרויקט כמצפן ברור לרבעון/ חציון הבא.
הצג באופן קבוע בכל סטטוס שבועי ובכל מפגש עם השותפים לפרויקט מה הם מטרות ויעדי הפרויקט, מהווה גם מצפן וגם קטליזטור מובהק למיקוד האנשים בסטטוסים לבל יתברברו.
צור שגרות דיווח לפורום המנהלים והשותפים לפרויקט אחת לשבוע, בכדי ליצר רצף מידע והבנה של מה שמתחולל הלכה למעשה בפרויקט, להן הדגשים המרכזיים בדווח מסוג זה :
הוצא דוח קצר, ענייני וברור אשר יאפשר קבלה מיטבית של תמונת המצב .
צור חבילות עבודה ובראשן מנהלי חבילות קבועים אשר יאפשרו מיקוד באחריות ויאפשר לכל אחד שאחראי על תחום מסוים להתמקד בדוח בגזרתו.
יצר גאנט ברור לכל חבילות העבודה, שעוני בקרת ביצוע ודגלים אדומים אשר יאפשרו במבט אחד קצר להבין את תמונת המצב בלוחות זמנים, משימות ותכולות קונקרטי לרבעון הנוכחי.
קיימת גם גישה אלטרנטיבית אשר אומרת "איפוס הפרויקט" כפי שהשם מרמז (לא להתרגש אין המדובר במחיקת הפרויקט כמו שעושים באתחול הגדרות יצרן.. 😊) אלא הקפאת מצב לרגע, יישור מחדש של היקף הפרויקט, התקציב, ציר הזמן והמשאבים וזה לרוב מול גישה חדשה ליעדי ומטרות הפרויקט לאור אילוצים חדשים כמו תקופת "קורונה", "מלחמה" או שינוי בהיקפי התקציב אשר מכריחים אותנו לחזור לראשית הצירים ולבחון את מטרות ויעדי הפרויקט שנקבעו. היתרון המרכזי באיפוס פרויקט שהיא יכולה להסתמך על למידה וניסיון שנצברו עד כה בשלבי הפרויקט ולהנות מזה בשלבי הביצוע הבאים ולהבין מה היו סיבות השורש שמנעו התקדמות הפרויקט.
עם זאת, גישת האיפוס נחשבת לעיתים קרובות לפתרון האחרון שנרצה לעשות, מכיוון שהיא עלולה לעלות ביוקר ולגרום לאיבוד העבודה שכבר בוצעה. בנוסף, איפוס פרויקט יכול לשבש באופן משמעותי את הציפיות המקוריות וזה מציב אתגרי ניהול נוספים ליזמים ולשותפים לניהול הפרויקט.
Comments