במאמר זה נעסוק בפרספקטיבה וביכולת לנהל פרויקטים בקצבים שאנחנו (מנהלי הפרויקט) מעוניינים בהם והאם ניתן לשלוט בזה אם בכלל מתוך כוונה כמובן לנהל לו"ז פרויקטלי יעיל ומהיר לטובתו של היזם.
בראייתי קיימות לפחות שתי נק' מבט על ניהול פרויקטים ככלל וניהול המשימות בתוך הפרויקט בפרט. נק' המבט הראשונה הנה הפרספקטיבה המסורתית והדומיננטית והיא פרספקטיבה של ניהול משימות: היא מתמקדת בעבודה או במשימה עצמה, פרספקטיבה זו שייכת בעיקר לאנשי הביצוע אשר אמונים על ביצוע וניהול המשימות בפרויקט ומשתמשת בעיקר בגישה הרציונלית לקידום מטרות הפרויקט תחת לו"ז, תקציב ואיכות. הבעיה בפרספקטיבה זו היא גידול השוק בתחום ניהול הפרויקטים אשר השתלטו עליו ארגונים גדולים וההתרחבות שלה בתעשיות חדשות רבות הולידה פרספקטיבה נוספת שלא ניתן להתעלם ממנה – הפרספקטיבה הארגונית.
נקודת מבט שניה זו (הפרספקטיבה הארגונית) רואה בפרויקט מסוים ארגון זמני שהוקם על ידי ארגון הבסיס להן "היזם" המופקד על ביצוע המטלה. פרספקטיבה זו מתמקדת ביחסים בין נותן החסות (ארגון הבסיס/ היזם) לבין צוות הפרויקט (הארגון הזמני) יחד עם זאת, הוא אינו מגדיר באופן מלא את משימת הפרויקט. ברצוני להרחיב על ההבדלים בין שתי נקודות המבט מתוך הבנה שלכל פרויקט נדרשת התאמת קצבים שונה לאור תרבות ארגונית שונה בין יזם ליזם.
אני טוען שההבדלים בין שתי נקודות המבט הגיוניים ואף לגיטימיים אך מייצגים אתגר בתחום ניהול הפרויקטים וככל שנקדים להבין כך ייטב בין הצדדים ובעיקר נוכל לעשות תאום ציפיות בתוך עצמינו לבל נצא מתוסכלים.
חשוב להבין שנק' מבט הנה בפרספקטיבה אישית על איך שאתה תופס את ניהול הפרויקט ולא בהכרח הצד השני יסכים או יזדהה איתך, לכן חשוב ברוב הפעמים ללמוד את הארגון/ היזם, להבין את תפיסת עולמו ואת הפרספקטיבה שלו ובכך להרוויח מצד אחד את ההבנה שאלו הן תפיסותיו וקצבי ההחלטות והאילוצים הארגוניים שיש לו. בנק' זו למעשה הרווח המרכזי שלך הוא היכולת להעצים את הערכים שלך כמנהל הפרויקט אשר יוכלו לסייע ליזם בקידום האינטרסים של הארגון במקומות בהם חולשותיו לא מאפשרות לו עמידה בקצבי הפרויקט הנדרשים בציר קבלת ההחלטות.
לסיכום; פרספקטיבה של משימה שמה דגש על קידום הפרויקט באמצעות ניהול אפקטיבי ורציונלי. מנהלי הביצוע מגדירים את מטרותיהם כאשר הם מתחילים את הפרויקט בכדי לספק מוצר או שירות העומדים במפרטים המתוארים והנדרשים ובמגבלות זמן ועלויות מוגדרות. כדי להשיג זאת ביעילות עושים הערכת מצב, ולאחר מכן בוחרים את אופן הביצוע שיענה על הצרכים שלהם. ורק מתוך כך, הם מקצים משאבים, מיישמים את התוכנית ופועלים לספק את הפרויקט כמצופה, תוך עמידה במגבלות זמן ותקציב.
פרספקטיבה ארגונית רואה את הפרספקטיבה של משימה כתת משימה בתוך הארגון שמוגדרת בזמן ותחומה בביצוע. כדי להבין את הפרספקטיבה הזו, חשבו על שני ארגונים, אחד קבוע ואחד זמני. הארגון הזמני מקבל את תשומותיו מהארגון הקבוע ומעביר את תפוקותיו לאותו ארגון. בפועל, הארגון הקבוע/ היזם יכול להכיל יותר מארגון פרויקטלי זמני אחד ויכול להפעיל מספר פרויקטי התחדשות במקביל.
ההבדלים המרכזיים בין נקודות המבט:
פרספקטיבה ארגונית/ יזם | פרספקטיבה ניהול משימות |
|
---|---|---|
הקמת פרויקט עם ארגון נוסף במקביל | הגדרת ביצוע המשימה | המיקוד המרכזי |
גמר ביצוע המשימה והשגת היעדים | השגת היעדים שהוגדרו בפרויקט | הצלחת הפרויקט |
פותר אילוצים, חותר למסירה בהתאם לאילוצים הארגוניים | קבוע, נחוש, חותר למסירה מהירה | אופי הגדרת המטרות |
תכנון רוחבי בהתחלה, תכנון מתגלגל, מוכוון אבני דרך | נעשה מהתחלה, מוכוון משימה | תכנון |
ניהול גאנטים על בסיס אבני דרך ברזולוציה נמוכה | ניהול בגאנטים מפורטים דרך רשתות ברזולוציה גבוהה | תוכניות |
ביצוע על פי קצבי ומשאבי הארגון תחת האילוצים הקיימים | גמר ביצוע במהירות האפשרית | הגדרת זמנים |
מוכוון משימה ופוליטיקה | מוכוון משימה | סגנון ארגוני |
מנהיגות טרנספורמטיבית | מנהיגות מתגמלת | סגנון ההובלה (מנהיגות) |
שליטה מקיפה וראיה הוליסטית במסירת הפרויקט כפי שרצוי | שליטה בלוז, תקציב ואיכות, יעילות וחיסכון | שליטה בפרויקט |
Comments