top of page
דניאל אסרף, מנכ"ל חברת דיוויוז'ן

טיפים לניהול פרודוקטיבי של הזמן בפרויקטי בינוי ותשתיות

“Time is really the only capital that any human being has, and the thing that he can least afford to waste.” –Thomas Edison.


כל מי שמנהל פרויקטים ולא משנה באיזה תחום מקצועי, יוכל להתחבר ישירות לאמירה של תומס אדיסון וככל הניראה חווה את זה ממש ברגעים אילו. בלא מעט מהנושאים בהם אנחנו עוסקים במהלך היום כגון הגשמת מטרות והשגת יעדים, ניהול זמן הוא עדיין תחום שבו רובנו נוטים להיאבק חרף העובדה כי מדובר במשאב זמין ומיידי הנמצא בשליטתנו הבלעדית ושאינו דורש הקצאות או זמינות כמו תקציב, תכולות ותיעדוף משאבים. להיות פרודוקטיבי לא "קורה" רק לאנשים מסוימים, למעשה זה כרוך בסט של מיומנויות הניתנות ללמידה שכל אחד יכול לתרגל ולשלוט בהן.

מספר התיאוריות והאסטרטגיות לניהול זמן היא אין סופית, ובכל זאת החלטתי לתת מס' טיפים אשר יוכלו לסייע לכם לנהל טוב יותר את הזמן :

  • נסו להעריך את השקעת הזמן שלכם ביום יום בכל נושא (פרטי ומקצועי)

לפני שתוכלו להתחיל לייעל את הזמן שלכם, חשוב לדעת בדיוק איך ואיפה אתם "מבזבזים" זמן במהלך היום. יש אנשים שמוצאים שימוש בכלי מדף הקיימים בשוק כדי לנהל יומן. נסה להיות מודע לפעילויות היומיומיות שלך ושים לב היכן הסחות הדעת והמכשולים שלך. האם אתה מבזבז זמן באתרי מדיה חברתית? האם אתה נפגע ממשימות של עמיתים לעבודה? האם אתה מוצא את הריכוז שלך יורד בשעה מסוימת ביום? להיות מודע למקום שבו הזמן שלך מושקע בין אם במישור האישי ובין אם במישור המקצועי יעזור לך לנהל אותו טוב יותר.

  • צרו רשימות מטלות (יומית, שבועית..)

בכדי שלא תצטרך להתעסק בלנסות לזכור מה הן המשימות הבאות שלך או לחלופין כדי למנוע מטיפולים שיפלו בין הכיסאות. פרוס על הנייר את כל מה שאתה נדרש לעשות במסגרת המשימות גדול כקטן ובכללם מיילים, שיחות טלפון, פרויקטים, רעיונות, פגישות... את המשימות הגדולות ברשימה, חלק אותן ליעדים קטנים. ברגע שתהיה רשימת משימות מוחשית, הנטל בניסיון לזכור כל דבר ישתחרר, ורק כך תוכל להתמקד במה שצריך לעשות ברגע הנכון.

  • תיעדוף רשימות

לאחר שיצרת רשימה, הגיע הזמן לתעדף משימות. שאלו את עצמכם אילו משימות הכי חשובות והחליטו על הסדר הטוב ביותר להשלמתן. יש מס' טקטיקות לנהל תעדוף משימות. באופן אישי אני אוהב לסווג באמצעות דחיפות וחשיבות בחלוקה ל-4 קטגוריות: דחוף, לא דחוף וחשוב ולא חשוב. מן הסתם משימה שתיפול על דחוף וחשוב תהיה מדורגת ראשונה ולא דחוף ולא חשוב תהיה מדורגת ברשימת הטיפולים כאחרונה.

  • קביעת זמנים

לאחר ביצוע תעדוף המשימות, עליך ליצר לוחות זמנים ביומן שבו תקדיש לכל משימה את הזמן שלה, הערכת הזמן לכל משימה נשמע פשוט אבל זו בדיוק הנק' בה כולנו מתברברים ומקרטעים. יש לנו נטייה להעריך יתר על המידה את הזמן הדרוש למשימות קצרות ולזלזל בזמן הדרוש למשימות ארוכות, תופעה המכונה "כשל בתכנון". אצלי באופן אישי אני מודע לזמנים בהם אני אפקטיבי יותר לכתיבת מסמכים ולקריאת דואר לעומת השעות בהן אני נהיה פחות אפקטיבי ועדיף לי להיות בסיורים ובקרות בשטח לצד העובדה שלעיתים אנחנו רוצים גם לנהל חיים שוטפים בבית וצריך לדעת לתמרן בין כולם.

  • השתמש בכלים טכנולוגים לבקרת ביצוע

טכנופובים כמוני ימשיכו לנהל את נוהל רשימת המשימות במחברת, אך ל"דאבוני" נחשפים לכלים פשוטים בגוגל שמאפשרים לי לנהל משימות בצמוד ליומן העסקי ובכך ליעל הן את השליטה בלו"ז היומי והשבועי והן בניהול המשימות לפי פרויקטים.

  • תלמדו גם להגיד "לא"

לרובנו יש רצון למצוא חן, ולעתים קרובות מתאמצים לומר "כן" כדי לרצות לקוחות או קולגות גם אם זה בא על חשבון זמן קריטי ואיכותי. עם זאת, אם הבקשות אינן עולות בקנה אחד עם סדרי העדיפויות והיעדים שלך, חייבים לפתח את השריר שיודע להגיד "לא". וזה לא חייב להיעשות בצורה גסה או לא משתפת פעולה - פשוט הסבירו את הסיבות לביטול ההצטרפות והציעו פתרון מועיל ואלטרנטיבי.

  • תגמל את עצמך

חשוב מאוד לתכנן זמני הפסקה בעבודה או לחלופין לשמר בלו"ז זמן לעצמך אשר יאפשרו לעסוק הן בתחביבים שלך או בלשהות במחיצת משפחתך. ברגע שתדע לתמרן בין לוחות הזמנים והמשימות בעבודה לבין התחביבים והמשימות בבית רק אז תהפוך להיות יעיל יותר ויווצר win .win situation

 

לסיכום, בין אם אתה משלב את כל הטיפים האלה או חלקם בשגרה שלך, אין לי ספק שהם יעזרו לך לנהל את הזמן שלך בצורה יעילה יותר ולהפוך את חייך לקצת יותר קלים ונעימים.

 

7 צפיות0 תגובות

留言


bottom of page