ימי אוריינטציה בפרויקט

אז מה זה ימי אוריינטציה ? אלה הם ימים שבהם יש מכוונות, התמצאות, התרכזות לקראת מטרה מאוד ברורה, ההתארגנות לקראת המעבר למתחם העבודה החדש! אלו הם למעשה הימים שבהם ננצל את ההזדמנות לבחון מציאות זהה ליום שאחרי אשר תאפשר בדיקות פונקציונלית תפעולית ופונקציונליות טכנולוגית בקמפוס .

ימי האוריינטציה אלו הם ימים בהם אנחנו משלבים בין מרקם החיים החזוי לבין העובדים בקמפוס החדש ובכללם מייצרים אינטימיות הן בהכרת הקמפוס ודרכי הגישה אליו והן במרחב העתידי של העובדים (אין לזלזל באירוע החברתי שנוצר במעמד זה ועל האפשרות לגבש את כולם לקראת המעבר וניהול השינוי שדיברנו עליו בפרק הקודם) .

ככלל חשוב לנצל את הימים שבהם העובדים והמנהלים פוקדים את הקמפוס טרם האכלוס כדי ליצר עומס הדרגתי על כלל המערכות והתשתיות, את השילוב שביניהם ואת האופן שהם יפעלו ביום שאחרי, הזדמנות זו תאפשר הפקת לקחים ראשונית בין כלל גורמי המערכת .

ההתארגנות לימי האוריינטציה דורשת תכנון מפורט וקפדני אשר תשרת מטרה אחת מרכזית ומטרות משנה על הדרך ודורשת מעורבות גבוהה הן בתכנון והן בביצוע של כלל הגורמים אשר מתפעלים את הקמפוס הלכה למעשה .

דוגמאות להצבת מטרות ויעדים מרכזיים בימי האוריינטציה : - בחינת תהליך הקליטה של העובדים אל הקמפוס ובתוך הקמפוס - הכרות עם נהלי הקמפוס בעת אירוע חרום/ אירוע בטחוני (שריפה, טילים וכדו'..) - ביצוע מודל פונקציונלי מול מכלולים קריטיים (הפעלת מרכז שליטה, חדרי בקרה וכדו'..)

לאחר שהצבנו יעדים לימי האוריינטציה, ביום הביצוע נדרש לתכנן עם גורמי התפעול הרלוונטיים תצפיות רצופות בשטח וזאת לצורך בחינת תהליכים פונקציונליים במרחבי הקמפוס משלב ההגעה של העובד בתחבורה ציבורית ו/או חניית הרכב הפרטי של המנהל בחניית הקמפוס ועד מעבר והזדהות מול מערך הביטחון, דרכי ההגעה למשרד באמצעות מדרגות, מעליות, דרכי הגישה וההנגשה ועד הסעדת העובד והפעלת מערכות ותשתיות בסיסיות בסביבת העבודה .

על מנת שיום האוריינטציה יהיה אפקטיבי נקפיד על תכנון זמנים קפדני החל מריכוז העובדים ומנהלים ותדרוכם לגבי המטרות והיעדים ליום עצמו ועד סיכום היום בו יעלו לקחים מרכזיים הן מצד העובדים ומנהלים והן מצד גורמי התפעול הרלוונטיים.

לאחר מימוש יום האוריינטציה בין אם היא הייתה ייעודית ובין אם הייתה מרקם חיים נצא להפקת לקחים מסודרת, נגבש תובנות ונדאג לעדכן את תפיסות התפעול והתהליכים החדשים שנקבעו עקב כך טרם אכלוס הקמפוס.

אל לנו לשכוח שימי האוריינטציה הם גם הזדמנות להכיר לאלפי העובדים את מה שנעשה עד כה בפרויקט ומי היו הנפשות שפעלו למען מטרה זו, מה עתיד עוד להתבצע (חוסך שאלות..), הכרה וההערכה על ההכנות ועל עומק התכנון ולקשב הגבוה שניתן על ידי הצד המתפעל לקראת האכלוס.

לסיכום: אסור להתבלבל בין סימולציות תפעוליות וטכנולוגיות אשר מבוצעות במסגרת הפרויקט ההנדסי לבין ימי האוריינטציה, ימים אילו באים בעיקר לשרת את הגוף המתפעל ו/או את לקוח הקצה כדי להכין את הקרקע טוב יותר לקראת הגעת משתמש הקצה וכדי להיערך מבעוד מועד לתקלות שנצפו ולתקנן טרם אכלוס המתקן.