כללי בסיס לניהול אפקטיבי של ישיבות הסטטוס בפרויקט

"זמן זה כסף", אמר פעם בנג'מין פרנקלין ותבע את המשפט שהפך למנטרה של כל אנשי העסקים בעולם. אם ננסה להבין את המשפט הזה כפשוטו נבין כי את הזמן כמו את הכסף צריך לנצל בזהירות כך שנקבל תמורה מלאה עבורו.

רוב ישיבות הסטטוס בחברות ניהול הפרויקטים, הבנייה וניהול הפיקוח מבזבזות זמן יקר. במסגרת ניהול צד לקוח יצא לי להצטרף לפגישות השטח השבועית באופן תדיר ולהיחשף לאין ספור ישיבות סטטוס המבוצעות בליבת ההנדסה והארגונים השונים. לרוב כל בעלי העניין והשותפים נפגשים לישיבה שמחזיקה מעמד בין 60-120 דק'. הפגישות לרוב תתקיימנה בהשתתפות של כלל מנהלי העבודה ומפקחי השטח בצוות, ויובלו על ידי המפקח הכללי וקבלן הביצוע. מובילי הישיבה יעסקו במה שצריך לעשות בעבודה שלהם באותו שבוע, איזה ציוד וחומרים קיבלו, אילו אנשי צוות היו מוקצים לכל עבודה, ואיזה חומרים להזמין.

מהתצפיות שביצעתי כמעט ולא הייתה התעסקות בהתקדמות העבודה הנוכחית, בפעילויות לשבוע הבא או שימת דגש על היעדים הקרובים בפרויקט בנק' הזמן הקריטיות (חברת DVIEWSION פיתחה מתודולוגיה ייחודית תחת השם P.T.C). מה שהכי מטריד זה שאף פעם לא נשאר די זמן לדון בתוצאות עד כאן כגון נושאי הבטיחות באתר, לספק הכרה ועידוד לעובדי ומנהלי השטח ועדכונים שוטפים. בעיניי, הפגישות כפי שמבוצעות לרוב בצעקות ועצבים וללא התמקדות קונקרטית מהוות בזבוז זמן מוחלט ולא משיגות דבר כדי לשפר תוצאות, למקסם רווחים, או להגיע ללוח זמנים ריאלי.

מטרת קיום ישיבות הסטטוס בפרויקט היא להשיג מטרות, להפיק לקחים ולהציג תוצאות, אבל ברוב ישיבות הסטטוס לא נותר מספיק זמן לעסוק בנושאים חשובים אילו. כדי להשיג את יעדי הפרויקט בנק' הזמן הרלוונטית לפרויקט, הפגישות חייבות להיות אפקטיביות, והצוותים חייבים להתמקד במה שנדרש דרך קבע כדי לעמוד ביעדי הפרויקט, ללא מצפן קבוע בפרויקט לעולם לא ננחת בחוף מבטחים!

מס' טיפים וכללי בסיס לניהול אפקטיבי של ישיבות הסטטוס בפרויקט:

תיעדוף - זכור, העדיפות העליונה בפגישת הצוות היא להשיג ולשפר תוצאות. נסה לא לכסות טקטיקות, לוגיסטיקה או קבוצת דיונים בפגישה זו, קיים פגישות נפרדות ותזמן צוותים לפתרון בעיות נקודתיות וספציפיות.

תחשוב על התמונה הגדולה ואמץ חשיבה מבחוץ פנימה:

• נסה כמה שיותר להסתכל על הבעיות של הצוות מחוץ לקופסה (ראיה רחבה).

• העריכו מצבים כאילו הייתה לכם הזדמנות להתחיל הכל מחדש או לחלופין מה ניתן לעשות אחרת עבור תוצאה טובה יותר.

• שתף יועץ חיצוני שיציע תובנות ופתרון לבעיה או אולי מישהו בלי אג'נדה או השתייכות לפרויקט כדי לסייע בפתרון הבעיה.

• התייחס לכל רעיון באופן שווה וזכור כי אין רעיונות רעים, כל חברי הצוות שווים ויש להם את הזכות לחוות דעה ולהשפיע גם אם בסופו של דבר הרעיונות אינם ברי קיימא.

• לעולם אל תמתח ביקורת על הצעות או החלטות של אף אחד, שמור את הפורום בראש פתוח. הצג נושאים כשאילתה לפורום והקפד שההחלטות שהתקבלו בצוות הן סופיות.

הקפד על לוח הזמנים, הפגישות הטובות ביותר הן אלה שמתחילות בזמן, הן המהירות ותכליתיות, שיש בהן אינטראקטיביות, אלא שמאתגרות, אלה שמעורבים בהם כולם ואלה שמסתיימות בזמן. כפי שציינו כבר אל תכסו נושאים שניתן לטפל מחוץ לפגישה אלא אם נדרשו בהם מקבלי החלטות.

בשורה התחתונה פגישות אפקטיביות יכולות להגדיל את התוצאות אם אתה מקיים אותן בקביעות ואם הן מתמקדות בהישגים ובתוצאות. ללא עקביות בפגישות צוות מתוזמנות, התוצאות שלך לא ישתנו. כשאתה לא לוקח את הזמן הנדרש להתכונן, להיפגש, להתייחס, לשפר, לעדכן, לעקוב ולהתקדם לקראת השגת היעדים שלך, קשה להחזיק אנשים אחראים או לצפות מהם לפגוע במטרות כלשהן. כדי שנוכל להתנהל כמו שצריך, ישיבות צוות בונות אחווה, מיקוד וחיוביות - והן בוודאות מספקות תוצאות.