"הפנדל העצמי" במסגרת ניהול פרויקטים קטנים וגדולים ככל שיהיו בין אם הם מונחתים עלינו ובין אם אנחנו נדרשים להם, נובע מהמקום שכלל הלקוחות עסוקים בעשיית הליבה וממוקדים בעסקים שלהם. לכן חלוקת הקשב, השקעת המשאבים והיכולת שלהם באמת לשלוט בפרויקט היא אפסית עד כמעט בלתי אפשרית, אם כך עד כמה באמת מסוגל הלקוח להשפיע על הפרויקט בכל שלביו?
מכאן שהלקוח נדרש לשים את כל מבטחו בידם של גורמים מקצועיים בתקווה שהם ייצגו אותו ואת צרכיו הלכה למעשה ומתוך תקווה שאכן ידאגו לאינטרסים שלו בפרויקט. מבלי להכליל ומבלי לפגוע באנשי המקצוע היקרים שלנו אשר נמצאים ופועלים בשווקים, קשה לי עד מאוד שלא לעשות האנלוגיה בגידול הילדים, הילדים שלנו הם הפרויקט המורכב של חיינו והשאלה עד כמה הייתם מוכנים לשים אותם בידיהם של אחרים בתקווה שיום אחד תקבלו את הילד חזרה עם תפיסות חייכם, אמונתכם והערכים החשובים שעליהם גדלתם? ואם כן הייתם מוכנים.. עד כמה הייתה שונה המציאות שאותה הייתם פוגשים ביחס למה שציפיתם או חלמתם ?
הנחת המוצא שהייתם פוגשים ילד אחר, בדמות אחרת, במציאות אחרת ! על כן במקרה דנן סביר להניח שרובנו במקסימום היינו מוכנים לשים את ילדינו רק מס' שעות בודדות במסגרות ובמקסימום מס' ימים אצל ההורים ותו לא ! כל זאת כדי לשמר שליטה ובקרה מוחלטת על גידול הילדים .
אם כך, בידי מי נכון להפקיד פרויקט מורכב? מי הוא הגורם המקצועי אשר מחד יאפשר שליטה בפרויקט, ומאידך יאפשר השפעה רציפה בציר קבלת ההחלטות מבלי לפגוש מציאות אחרת ביום מן הימים?
כדי להשיב על שאלה זו נדרש להבין כי בעלי העניין המקצועיים אשר פועלים בשטח מושפעים ומובלים על ידי תקציב, לו"ז ותכולות ולהם מטרה אחת לסיים את הפרויקט כמה שיותר מהר והלאה לפרויקט הבא, בעוד ללקוח יש מטרה זהה אבל עם הבדל אחד קטן ומשמעותי - באיכות ביצוע פונקציונלית גבוהה שתשרת את המשתמשים עשרות שנים קדימה.
לאור האמור לעיל, המסקנה המתבקשת הנה כי נדרש להקצות משאבים הן בכ"א והן בתקציבים כדי למנות את האנשים הנכונים לנהל את צד הלקוח בפרויקט ! לו הייתי בארגון גדול נכון היה להקצות תקנים לנושא מתוך הבנה שהעלות הכספית בהקפאת התצורה ובבלת"מים תעלה לאין שעור על ההוצאה הזמנית בהקצאת תקני כ"א ולא הייתי בארגון שלדי הייתי עושה את אותם שיקולים ומחפש חברה במיקור חוץ שמסוגלת להיכנס לנעליי, חברה שתדע ללמוד את התרבות הארגונית, הלך הרוח והצרכים של הארגון בזמן קצר ואשר יהווה התחליף ונציג הלקוח שידע להגן על האינטרסים לאורך כל חיי הפרויקט .
מכאן ההבנה שחשוב מאוד שמנהל צד לקוח בפרויקט כפי שלמדנו בפרקים הקודמים יהיה לא רק בעל הבנה מקצועית אלא גם בעל ראייה מספיק רחבה כדי להבין מהר מאוד את הצרכים והתרבות הארגונית להתאים עצמו למציאות של הלקוח בשטח ולעשות ניתוח אסטרטגי של צרכי הלקוח בראייה לעתיד לבא ולא פחות מהעשר השנים הבאות בחיי החברה .
הליווי של מנהל פרויקט צד לקוח לאורך כל חיי הפרויקט (מייזום ועד היום שאחרי) מאפשר גישור, שליטה ומעורבות אבסולוטית בפרויקט ללקוח, משום שבאמצעות הליווי הרציף הוא נותן מענה לפערים ולחסמים קיימים שזיהינו בניהול הפרויקטים השונים ועל כך נרחיב.
במהלך ניהול הפרויקטים השונים הגענו לשתי תובנות מרכזיות - אוקיינוס המידע בפרויקטים מורכבים אינו מנוהל ואין באמת חיבור של הלקוח לפרויקט שלו בדגש על צמתי החלטה קריטיים. ברוב המקרים 2 הנושאים הללו יוצרים הפסדים של מיליוני שקלים לאור מס' חסמים מובנים הקיימים בשיטה .
החסם הראשון הנו ניהול המידע והידע בפרויקט - למדנו שקיימת תחלופת מנהלים ובעלי עניין גבוהה מן הרצוי, זרימת המידע בין כלל השותפים בפרויקט לקויה וכי אין באמת שיתוף ידע. החסם השני נמצא בציר קבלת ההחלטות בפרויקט - מקבלי ההחלטות בצד הלקוח הם חסרי הבנה וחסרי מקצועית בתחום ואינם שותפים בצמתי החלטות קריטיים. החסם השלישי הנו אי ההמצאות של הלקוח בשלבי הבקרה בפרויקט - בשל היעדר משאבים לביצוע בקרות וסימולציות והיעדר בקרה בנק' קריטיות.
אם כך, למה כלל המעורבים בפרויקט ובכללם המשפיע המרכזי (הלקוח) מופתעים מזה שיש שינויים שמובילים להקפאת תצורה שגורמת לעלייה תקציבית, עיכוב בגאנט הפרויקט, ירידה באיכות הביצוע ונתק משמעותי בחיבור שבין החלום למה שפוגשים במציאות?
מכאן, ניתן להסיק שמעורבות הלקוח והשפעתו על הפרויקט הנה קריטית לכל השותפים ובעלי העניין ועד כמה קריטי החיבור שלו לפרויקט בכל חמשת שלביו – ומכאן הצורך במינוי מנהל צד לקוח בפרויקט אשר נדרש להבין את השליחות המרכזית שיש לו כמנהל צד לקוח בפרויקט !
Comments