ניהול פרויקטים

עד כה במאמרים האחרונים עסקנו רבות בניהול צד לקוח בפרויקטים, אך נרשה לעצמנו הפעם לדבר על בעלי העניין החשובים ביותר ביצירת האינטגרציה והם מנהלי הפרויקט בפועל.

ניהול פרויקטים הוא אחד התפקידים המבוקשים ביותר כיום במגוון רחב של תחומים מלבד תפעול, בינוי ותשתיות. מדובר בתפקיד תובעני, המצריך יכולות וכישורים רלוונטיים. המשימה הופכת למורכבת יותר כאשר מדובר במנהלי פרויקטים העוסקים במספר פרויקטים במקביל ונדרשים להתמודד איתם בהצלחה מדי יום (נק' זו קריטית להבנה כשמנהלים צד לקוח, כי אז מבינים שלא תמיד מנהל הפרויקט שלך קשוב אליך ב-100%).

בעוד מטרת הפרויקט עשויה להשתנות בין פרויקטים וארגונים שונים, כל הפרויקטים כוללים למעשה הוצאה לפועל של משימה הדורשת מעורבות של בעלי עניין ושותפים בארגון ומחוצה לו והמון שיתוף פעולה ביניהם. זאת, תוך פירוט הפרויקט למשימות וקביעת לוחות זמנים ברורים לסיום הפרויקט. לעומת מנהל הפרויקט ששאיפתו כמובן תואמת במקרה זה את רצונות הלקוח (בתקווה) משימתו של מנהל צד לקוח היא להשלים את הפרויקט לשביעות רצון הלקוח, תוך מציאת נק' האפקטיביות בפרויקט על מנת למקסם רווחים והפחתת עלויות ללקוח למינימום ולהגן על האינטרסים שלו מול "כרישי" השוק.

מנהל פרויקט

מנהל הפרויקט הוא למעשה המנצח על "תזמורת, הפרויקט, והפונקציה המלווה את הפרויקט מראשיתו ועד סופו – החל משלב התכנון, תיאום בין הגורמים השונים המעורבים בפרויקט, מעקב אחר התקדמות הפרויקט ועמידה בלוחות הזמנים ובתקציב הפרויקט, ומתן מענה לקשיים ובעיות שעולות לאורך הדרך. מנהל הפרויקט הוא גם איש הקשר האחראי לעדכן את הלקוח באופן שוטף וזמין עבורו לכל שאלה וצורך.

מהם הכישורים הנדרשים ממנהל פרויקט?

ניהול פרויקט דורש בראש ובראשונה ידע ומומחיות בתחום בו מתנהל הפרויקט. לצד זאת, ישנן מגוון יכולות וכישורים הנדרשים ממנהל הפרויקט, שבלעדיהם הוא יתקשה לנהל את הפרויקט בהצלחה:

· מנהיגות – מנהל הפרויקט נדרש להנהיג את הפרויקט ולנווט אותו ליעד בהצלחה. על מנת לעשות זאת, עליו להיות מסוגל להנהיג את הפונקציות השונות בפרויקט.

· ראייה מערכתית – היכולת לראות את התמונה המלאה היא לא דבר של מה בכך. ראייה מערכתית תאפשר למנהל הפרויקט להבין את סטטוס הפרויקט בכל רגע נתון, להשוות אותו למצב הרצוי ולהתקדם לעבר המטרה.

· ניהול והנעת עובדים – הפרויקט לא מתקדם לפי לוחות הזמנים? אחד העובדים מתעכב ונוצר צוואר בקבוק? על מנהל הפרויקט להיות מסוגל להניע את העובדים ולגרום להם לבצע את משימותיהם בזמן שהוגדר.

· יחסי אנוש ותקשורת בין-אישית – מעורבות בפרויקט עלולה להוות מקור ליצירת חיכוכים בקרב העובדים. דווקא בגלל זה, חשוב שמנהל הפרויקט יהיה אדם בעל אורך רוח, שיוכל לגשר על פערים קיימים, להפחית את החיכוכים האפשריים למינימום ולשמור על אנרגיה חיובית ונעימה בין כל המעורבים בפרויקט.

· יכולת תפקוד גבוהה במצבי עמימות ובתנאי לחץ – הצורך לעמוד בלוחות הזמנים שהוגדרו לפרויקט עלולה לעורר לחץ וסטרס בקרב עובדים ומנהלים כאחד. לצד זאת, לא פעם צרכים שעולים מהשטח מאלצים את מנהל הפרויקט 'לחשב מסלול מחדש' ולבצע התאמות ושינויים בפרויקט. על מנת להצליח בתפקידו, מנהל הפרויקט צריך להיות בעל יכולת תפקוד גבוהה גם כשהדברים אינם מתנהלים כצפוי.

· בקרה, גמישות מחשבתית ויכולת תגובה מהירה לשינויים – הפרויקט הוא דבר חי, שמתנהל ומשתנה כל הזמן. מנהל הפרויקט נדרש להיות 'עם האצבע על הדופק' ולבצע בקרה שוטפת לפרויקט. אחת הדרכים לביצוע בקרה יעילה על התנהלות הפרויקט היא באמצעות מערכת ניהול פרויקטים מתקדמת, שתאפשר מעקב בזמן אמת אחר ביצוע המשימות שהוקצו לכל עובד בפרויקט, ותגובה מהירה לקשיים שעולים מהשטח. ככל שהפרויקט מורכב יותר, ומערב מספר משימות ואנשי צוות, כך גדלים הסיכויים שיצוצו קשיים ובעיות בדרך, שידרשו מתן מענה מהיר ומדויק.

· ניתוח נתונים והסקת מסקנות – מנהל הפרויקט נדרש לנתח את נתוני הפרויקט תוך כדי תנועה וכן בסיום הפרויקט – להבין את תוצאות הפרויקט עבור החברה. עליו להיות בעל יכולות אנליטיות כדי להבין גם היכן הנקודות החלשות בפרויקט ומה אפשר לשנות בו ולהסיק מסקנות להבא.