תיאום ציפיות מוקדם עם היזם בניהול פרויקטים הוא קריטי להצלחת הפרויקט

תיאום ציפיות מוקדם עם היזם/לקוח בעולם ניהול הפרויקטים ככלל ובעולם ניהול פרויקטים בתחום הבינוי והתשתיות בפרט הנו קריטי להצלחת הפרויקט. ככל שעובר הזמן בפרויקט בטח ובטח בפרויקטים ארוכי טווח נוצרת דינמיקה אינטימית יותר עם היזם ולעיתים קרובות אתה ממש הופך להיות חלק מהמטה הן ברמת קבלת החלטות והן ברמת ההשפעה שלך בפרויקט,

לכן ככל שתקדימו לעשות תאום ציפיות עם היזם כך ייבנה אמון מהיר יותר אשר רק ילך ויתהדק עם הזמן. חשוב להבהיר שתאום ציפיות אינו חד פעמי וצריך לנהל אותו אחת לתקופה במסגרת אבני הדרך הקיימות בניהול הפרויקט, אחרת נמצא עצמנו ללא מצפן פעם אחר פעם.

לאור כל זאת אמנה מספר סיבות עיקריות לחשיבות קיום תאום הציפיות עם היזם:

• מניעת אי-הבנות וקונפליקטים:

  • תיאום ציפיות מפורט מצמצם את הסיכויים לאי-הבנות בנוגע להיקף העבודה, לוחות זמנים, תקציב, ואיכות הביצוע.

  • כאשר כל הצדדים מבינים את הדרישות והציפיות אחד של השני, קל יותר להימנע מקונפליקטים מיותרים.

• בניית אמון ושיתוף פעולה:

  • תהליך תיאום ציפיות פתוח ושקוף בונה אמון בין היזם למנהל הפרויקט, ומעודד שיתוף פעולה לאורך כל הפרויקט.

  • אמון ושיתוף פעולה הם חיוניים לפתרון בעיות ולקבלת החלטות מושכלות במהלך הפרויקט.

• שיפור היעילות וחיסכון בעלויות:

  • תיאום ציפיות ברור מאפשר תכנון וביצוע יעילים יותר של הפרויקט, תוך צמצום בזבוז זמן ומשאבים.

  • הימנעות משינויים ועיכובים לא מתוכננים חוסכת בעלויות ומאפשרת עמידה בתקציב המקורי.

• הבטחת איכות הביצוע:

  • תיאום ציפיות לגבי סטנדרטים של איכות מאפשר למנהל הפרויקט להבין את הדרישות הספציפיות של היזם ולעמוד בהן.

  • הגדרת קריטריונים ברורים לאיכות מבטיחה שהפרויקט יבוצע ברמה הגבוהה ביותר.

• הגדרה ברורה של לוחות זמנים:

  • ניהול לוחות הזמנים והצגתם באופן שוטף ליזם חשוב לא פחות מעמידה ביעדי תקציב הפרויקט, על כן חשוב להבהיר תדיר ליזם את הסיבות לבניית גאנט הזמנים ובעיקר להדגיש לו את הסיבות למה ריאלי או לא ריאלי לעמוד בזמנים שהוא שואף אליהם.

  • הגדרה ברורה של לוחות זמנים עוזרת לשני הצדדים להיערך בהתאם, ולצפות מראש בעיות שעלולות לצוץ.
    

לסיכום: תיאום ציפיות מוקדם הוא השקעה משתלמת שמבטיחה פרויקט מוצלח, יעיל, ורווחי לכל הצדדים המעורבים.