טיפים לניהול נכון של עומסים בחברת ניהול פרויקטים

בעולם ניהול הפרויקטים, העומס הוא לא "באג" במערכת – אלא הוא עצמו הופך להיות חלק  מהמערכת עצמה. האתגר הגדול ביותר שלנו בחברת DVIEWSION בעולם ניהול הפרויקטים הוא לא רק לעמוד בלוחות הזמנים, אלא לעשות זאת מבלי לשחוק את המשאב היקר ביותר שלנו: האנשים!

כדי להשתלט על מספר רב של משימות במקביל כדי לשמר את "הערך המוסף שלנו" ואת איכות הביצוע בקצה, נדרש מעבר מניהול "כיבוי שריפות" לניהול פרואקטיבי עם מתודולוגיה סדורה וברורה לכולם. לאור זאת מספר טיפים לניהול עומסים נכון בסביבה מרובת פרויקטים.

1. ניהול משימות במקום אמין אחוד וברור לכולם

אחד הגורמים העיקריים לעומס מנטלי הוא הניסיון לזכור הכל או חיפוש מידע בין עשרות מיילים וקבוצות וואטסאפ.

• ריכוז נתונים בזמן אמת: חובה להשתמש במערכת ניהול פרויקטים (כגון Monday, Asana או Jira). כל משימה שלא רשומה שם – לא קיימת!

• שקיפות המידע והמשימות: כשכל חברי הצוות רואים את התמונה המלאה, נמנעת כפילות עבודה ומתקצר זמן התיאומים.

  
  

2. תיעדוף משימות

כדי לעבוד במקביל על מספר פרויקטים, חייבים לדעת מה חשוב ומה באמת דחוף.

• משימות קריטיות: טפלו בהן בבוקר, כשהריכוז שלכם ושל סביבתכם בשיאו.

• משימות לניהול שוטף: שריינו להן חלונות זמן קבועים ביומן .

• מניעת צווארי בקבוק: זהו משימות קטנות שלוקחות דקה אבל תוקעות פרויקט שלם ובצעו אותן מיד.

  
  

3. ניהול קיבולת

טעות נפוצה היא להניח שכל עובד זמין ב-100% מהזמן למשימות הפרויקט.

• כלל ה-80/20: תכננו רק 80% מזמן העבודה של הצוות. ה-20% הנותרים ייבלעו כמעט בוודאות על ידי ישיבות, מיילים, הפסקות ו"בלת"מים".

• מדידת עומס חזותית: השתמשו בתצוגת Workload במערכות הניהול כדי לראות מי מהעובדים נמצא ב"אדום" ומי פנוי לסייע.

  
  

4. עבודה במקביל ומעבר לקיבוץ משימות שוטפות

המוח האנושי לא באמת בנוי לעבוד על כל המשימות במקביל לכן המעבר בין משימות שונות גוזל זמן יקר ומהר מאוד מוציא אותך מהמיקוד.

• קיבוץ משימות: במקום לענות למייל כל 5 דקות, רכזו את כל המענה למיילים לשלוש פעמים ביום.

• תכנון זמן למיקוד עמוק: הגדירו שעות ביום שבהן אין ישיבות ואין הפרעות, המיועדות לקידום הפרויקטים המורכבים ביותר אשר דורשים חשיבה מעמיקה לקבה"ח מושכלות.

  
  

5. מס' טיפים של זהב להשתלטות על העומס בזמן אמת

• חוק ה-2 דקות: משימה שלוקחת פחות מ-2 דקות, עשו אותה עכשיו במקום לרשום אותה בלו"ז.

• סטנד-אפ קצר: פגישת בוקר קצרה שמסנכרנת את כולם ומונעת טעויות שגוררות עומס מיותר.

• אוטומציות: הגדירו התראות אוטומטיות כשיש חריגה בלו"ז או כשמשימה הושלמה.

• ניהול אנרגיה, לא רק זמן: את המשימות הקשות בצעו כשאתם רעננים, את הניהול הטכני השאירו לסוף היום.

  
  

לסיכום

ניהול עומסים נכון הוא לא היכולת לעבוד קשה יותר, אלא היכולת לבנות מערכת שעובדת עבורכם. חברת ניהול פרויקטים מצליחה היא כזו שיודעת להגיד "לא" למשימות שלא תומכות ביעדים, ולתעדף בצורה חכמה את אלו שכן.