ניהול רכש והוצאת הזמנות בנתיב הקריטי - מפתח להצלחה בפרוייקטי בינוי ותשתיות

בניהולי הפרויקטים בחברת DVIEWSION אנחנו פוגשים יזמי נדל"ן המאתגרים אותנו בלו"זים כדי למקסם רווחים. פרויקטי בינוי ותשתיות בבניינים רבי קומות חדשים בהם המערכות מתקדמות אשר מאופיינים בריבוי ממשקים, לוחות זמנים צפופים ותלות הדדית גבוהה בין משימות וספקים. מצריכה מאיתנו להתייחס לניהול הרכש והוצאת ההזמנות כגורם מכריע המשפיע ישירות על לוח הזמנים הכולל, על התקציב ועל איכות הפרויקט. כאשר פעולות אלה נמצאות בנתיב הקריטי, חשיבותן הופכת להיות דרמטית.

מהו הנתיב הקריטי?

הנתיב הקריטי הוא הרצף הארוך ביותר של משימות התלויות זו בזו מראשיתו של הפרויקט ועד לסיומו. עיכוב של יום אחד בכל משימה הנמצאת בנתיב זה גורר באופן מיידי עיכוב של יום אחד בסיום הפרויקט כולו.

משמעות הרכש וההזמנות בנתיב הקריטי

כאשר רכישה מסוימת או הוצאת הזמנה נמצאות בנתיב הקריטי, זה אומר ש:

1. זמינות חומרים/שירותים קובעת את התקדמות הבנייה: אם נדרש ציוד קריטי (כמו שנאי מיוחד, קורות פלדה מותאמות אישית או משאבת ענק) להשלמת משימה בנתיב הקריטי, כל עיכוב בהזמנתו, ייצורו או אספקתו יעכב את תחילת או סיום אותה משימה.

2. השלכות על תכנון וביצוע: ההזמנה לרוב תלויה בהשלמת תכנון מפורט, והתחלת הביצוע של השלב הבא תלויה באספקת הרכש. יצירת פערים או צווארי בקבוק בתהליך זה משבשת את כל שרשרת האספקה והבנייה.

   
   

חשיבות ניהול רכש פרואקטיבי

כדי למנוע את העיכובים הקריטיים הללו, נדרשת גישה פרואקטיבית לניהול הרכש:

• זיהוי מוקדם של פריטי רכש קריטיים: יש למפות בתחילת הפרויקט את כל הרכיבים, הספקים וקבלני המשנה שזמני האספקה או ההתקנה שלהם ארוכים, ולוודא שהם מנוהלים כפריטים קריטיים.

• "הזמנות ארוכות טווח": פריטים עם זמני אספקה ארוכים במיוחד (רכש מאירופה או אסיה יכולים לקחת חודשים רבים) חייבים להיות מטופלים ומאושרים להזמנה בשלבים מוקדמים מאוד של התכנון, לעיתים עוד לפני השלמת התכנון המפורט של שאר המערכות.

• קיצור תהליכי אישור: יש להקצות משאבים ייעודיים לקיצור תהליכי המכרז, הבדיקה הטכנית, המשא ומתן והאישור החוזי של ההזמנות הקריטיות. עיכוב של שבוע בוועדת הרכש עלול להפוך לעיכוב של חודש במועד האספקה בפועל.

• ניהול ספקים אגרסיבי: נדרש ניטור שוטף ומדויק של התקדמות הייצור והאספקה אצל הספקים, כולל ביקורים באתר הייצור (אם נדרש) ואכיפת לוחות זמנים והתחייבויות חוזיות.

  
  

אסטרטגיות מרכזיות

• אינטגרציה בין תכנון ורכש: צוותי התכנון, הרכש וניהול הפרויקט חייבים לעבוד בסינרגיה מלאה. התכנון צריך להתחשב בזמני האספקה הקיימים בשוק, והרכש צריך לקבל את המפרטים בזמן המדויק הדרוש.

• בניית בפרים סביב משימות קריטיות: למרות הניהול האגרסיבי, תמיד יש סיכונים בלתי צפויים (שביתות, עיכובים בנמל, שינויי תכנון ברגע האחרון). ניתן להוסיף "מרווח ביטחון" קטן לזמני האספקה של פריטים קריטיים, אך יש לנהל מרווח זה בזהירות כדי לא לסטות מהיעדים הכלליים.

• ניתוח עלות-תועלת: כאשר הרכש הקריטי מאוים, לעיתים כדאי לשלם פרמיה (למשל, עבור משלוח מהיר או עבודה בשעות נוספות במפעל) כדי למנוע קנסות והפסדים עקיפים הנובעים מעיכוב של הפרויקט כולו.

  
  

לסיכום

ניהול הרכש והוצאת ההזמנות בנתיב הקריטי הוא לב ליבו של ניהול פרויקטי בינוי ותשתיות מוצלחים. באמצעות תכנון מוקדם, תיעדוף נכון, קיצור תהליכים ואינטגרציה הדוקה בין כל הגורמים, ניתן להבטיח זרימה רציפה של משאבים, למנוע עיכובים יקרים ולמסור את הפרויקט בזמן, במסגרת התקציב וברמת האיכות הנדרשת.