הטעות הרווחת והנפוצה בשוק הציבורי והעסקי, הנה לקחת בקלות דעת את מעבר משרדי החברה למקום משכנה החדש, בין אם מדובר בחברה לוגיסטית גדולה בעלת משאבים רבים ובין אם מדובר בחברת סטארטאפ קטנה - בסופו של דבר המשמעויות וההשלכות תהיינה זהות למעט העובדה שהיקף ההוצאות והמשאבים הנדרשים לביצוע המעבר משתנים.
טעות רווחת נוספת אותה אנו פוגשים הנה "ההנחתה" שמבצע מנכ"ל החברה על עובד/מנהל בחברה לנהל את פרויקט המעבר והניסיון מלמד שזה תמיד מסתיים בעלויות מיותרות המלוות באין ספור טעויות ועוגמת נפש בציר קבלת ההחלטות, מה שבהכרח יגרור חריגה תקציבית ותוצאה פחות רצויה בסוף הפרויקט.
כאשר מדובר במעבר של החברה מהמשרדים הקיימים למשרדים חדשים התהליך הנו ארוך ומורכב (בין חצי שנה לשנים..) אשר מצריך ניהול של יועצים מקצועיים, מתכננים, מפקחים וקבלני ביצוע רבים וכתוצאה מכך נדרש קשב ניהול רב כדי לחבר בין חלום החברה למציאות אותה נפגוש בקצה. מטבע הדברים הלקוח (עובד/מנהל שקיבלו את המשימה בארגון) לרוב מאבד שליטה בפרויקט עקב הצורך הטבעי שלו לעסוק בניהול משימותיו השוטפות וחוסר הידע שלו בניהול פרויקטים תפעוליים כגון זה וכאשר מגיע למוצר הסופי נשאר מופתע!
כאן זה המקום לשים את האגו בצד ולהבין שקיימת תועלת רבה בהוצאת הפרוייקט ל-outsourcing כדוגמת השירות שמספקת חברת "DVIEWSION" לניהול פרויקט המעבר, המלווה את הלקוח לאורך כל חיי הפרויקט כך שהחלום בסופו של דבר יהפוך למציאות !!!
ניהול פרויקט מעבר משרדים דורש צוות תפעולי וטכנולוגי מיומן ומנוסה המונה בעלי מקצוע מהשורה הראשונה, בעלי ניסיון מוכח במעברי חברות לקמפוסים ומבני משרדים ומשם היכולת שלהם לייצר אינטגרציה מיטבית - החל מאפיון הצרכים של הלקוח והפיכתם לאופרציה פונקציונלית התפורות למידותיו ועד המעבר למבנה החדש ואכלוסו בפועל.
שאלה החוזרת על עצמה בקרב לקוחותינו היא מדוע נדרשת הוצאה נוספת עבור מנהל פרויקט מעבר משרדים - "חבל על הכסף...", "עדיף למנות מנהל מבפנים נוסף על תפקידו שמכיר את החברה ויהיה לו קל יותר לאפיין...". התשובה לכך פשוטה - אם נסכם את זמן ההשקעה, הניסוי והטעייה, ההתגלחות, הטעויות, היעדר הבנה מקצועית בציר קבה"ח וכו', אנחנו למדים שהיעדר הניסיון והטעיות שנעשות על הדרך פוגעות תמיד בגאנט הפרויקט ובאיכותו, דבר שתמיד יעלה את התקורות הכרוכות בכך ומייקר עשרות מונים את עלות הפרויקט.
אציג דוגמא לצורך ההמחשה – במסגרת הפרויקט קיימת משימת רכש ריהוט למשרד החדש. העוסקים בפרויקט (COO, HR) לא תיזמנו נכון את הזמנת הריהוט (מחוסר ניסיון או זמן) ולאור זמני האספקה הארוכים של ריהוט המגיע מאירופה היה עיכוב של שלושה חודשים בקבלת הריהוט. כתוצאה מכך התקדמות הפרוייקט נעצרת, החברה נדרשת להקצות תקציב משמעותי לשכירת נכס מקביל (עקב דחיית המעבר מחוסר ריהוט) ולבנות מחדש את גאנט הפרוייקט, תוך התמודדות עם שאר הספקים שתכננו עבודות בהתאם לגאנט המקורי.
לסיכום, כאשר מדובר בפרויקט מעבר משרדים - פרויקט שכולם אמורים ורוצים להתרגש לקראתו, חשוב להפוך את החוויה לחיובית, לקחת בחשבון את ההשקעה הנדרשת במינוי מנהל פרויקט מקצועי ומנוסה ולהימנע ככל הניתן מלהפוך את החלום לחלום בלהות, ובכך להבטיח לחברה רציפות תפקודית אפקטיבית ויעילה וכניסה למשכן החדש ברגל ימין.
Comments