top of page

פרוגרמה וחשיבותה במעבר משרדים

דניאל אסרף, מנכ"ל חברת דיוויוז'ן

ניהול פרויקט מעבר משרדים, לכאורה נשמע פרויקט פשוט "העברה של כמה ארגזים, זבנג וגמרנו.." אז לצערי בסוגייה זו אני לא איש בשורה... אומנם לא מדובר בפרויקט מורכב, אך בהחלט מדובר בפרויקט שדורש תכנון מיטבי כדי לצלוח אותו גם בהיבט התפעולי וגם בהיבט של רווחת הפרט וההון האנושי.

גם ככה קשה לשמור על פרודוקטיביות עסקית גבוהה בשגרת העבודה המשרדית היום יומית, על כן בהנחה שכבר מצאת את החלל המושלם הבא לעסק שלך נדרש להבין שזה הזמן לשבת ולתכנן את התפעול של כל האופרציה החל משלב התכנון, דרך ביצוע ההתאמות הנדרשות בחלל ועד הבנת המשמעויות הנדרשות לביצוע מעבר חלק כדי שתהיה רציפות תפקודית ושחלילה לא נאבד זמן יקר או נידרש לעלויות מיותרות שלא חשבנו עליהם.


לאור זאת נדרש מאיתנו עוד בשלבים הראשונים ליצר 2 מענים מרכזיים אשר ישפיעו קריטית על הצלחת ביצוע המעבר :

1.   מינוי POC אשר יהיה הגורם המתכלל של המעבר מטעם החברה, ברוב המקרים הוא ירכז צוות משלו אשר יכלול מתווך נדל"ן למציאת נכס, מעצבת ויועצים מקצועיים לתכנון, חברת הובלות, ונציגים ממחלקות ה-IT ו-HR. הניסיון מלמד שזה קורה רק בחברות ענק ולרוב בחברות בינוניות וקטנות ממנים את אנשי ה-HR או את אנשי הרכש להובלת ביצוע המעבר וכאן היעדר הניסיון משפיע דרמטית על ההצלחה או הכישלון בביצוע פרויקט מעבר.

2.   כתיבת פרוגרמה אשר תאפיין את צרכי החברה ותהווה בסיס איתן לתכנון, הכנת המשאבים הנדרשים לטובת האכלוס וביצוע המעבר. ככל שהפרוגרמה תהיה מדויקת יותר ומקצועית יותר כך סביר להניח שפרויקט ניהול וביצוע המעבר יעבור חלק יותר כך שניתן יהיה להשמיט את המפה מתחת לשולחן מבלי שהסכו"ם ייפול וליצר רציפות תפקודית לחברה !


חברת DVIEWSION מתמחה בניהול פרויקטי מעבר משרדים ובכלל זה כתיבת פרוגרמות למעבר משרדים. השנים האחרונות לימדו אותנו ששלב כתיבת הפרוגרמה הנו שלב קריטי להצלחת הפרויקט וככל שנשכיל להקדים את כתיבתה מוקדם ככל האפשר יהיה לנו מענה לאין ספור שאלות הנדרשות לצורך תכנון מקצועי החל משלב מציאת הנכס הנכון לחברה ולעובדיה, דרך ניתוח וקביעת צרכים בחללים הנדרשים וגודלם. רק ברגע שכלל הנתונים מרוכזים בצורה מקצועית ניתן להניע את המערכת מול אנשי הנדל"ן ואנשי המקצוע הנדרשים לתכנון.

כתיבת פרוגרמה מקצועית דורשת הבנה עמוקה בשוק הנדל"ן למול מחירי השוק, קביעת השטחים הפונקציונליים בהתאם לדרישות הלקוח, הפעלת יועצים מקצועיים מתכננים למול דרישות מקצועיות כדוגמת אקוסטיקה, מולטימדיה ויועצי התשתיות בתחום החשמל, תאורה, מיזוג, אוויר צח וכו'. לצד כל זה נדרשת הבנה עמוקה של הפעלה ותפעול מערכות להן קיימת השפעה ישירה על חוזים והתקשרויות כמו מזון, שינוע, אחזקה שוטפת ועוד.


אז איך מצליחים לצאת לתכנון מיטבי ?

כל חלל בפרויקט אשר עלה כצורך מצד הלקוח ברמת המאקרו, חברת DVIEWSION לוקחת אותו ומפרקת אותו לתכנון מפורט תחת נושאי החלוקה הבאים:

משתמשים ומאפיינים, תדירות השימוש בחלל, מיקום פונקציונלי, זיקות בין החללים, תכנון אדריכלי, תשתיות נדרשות, ציוד ופרטי ריהוט, דגשים מרכזיים ועיצוב ותמיד מומלץ להוסיף גם תמונה או המחשה לאילוסטרציה כך שכל התכנון יקלע לטעמו של הלקוח.


לסיכום, כל האמור לעיל משפיע ישירות לא רק על דיוק הצרכים והשפעתם על המבנה הסופי ודרישות הבסיס ליציאה לדרך, אלא גם על היום שאחרי ועל תקציבי הקיום ומהווים בסיס חשוב לתכנון ומתן אור ירוק ליציאה לדרך של מנהלי החברה. כל קיצור דרך או ניסיון לברוח מכתיבת פרוגרמה תוביל בסופו של דבר להחלטות שגויות העלולות לעלות לנו בעשרות אם לא מאות אלפי שקלים שלא תכננו להוציא ביציאה לדרך של הפרויקט.

21 צפיות0 תגובות

פוסטים אחרונים

הצג הכול

Comments


bottom of page